聊聊办公:OA产品中的4个常见AI场——景

2025-07-24 19:34:01      来源:河南新闻网

在AI技术飞速发展的当下,将其融入办公OA产品以提升效率和用户体验已成为趋势。本文从实际工作经验出发,深入探讨了办公OA产品中的四个常见AI应用场景:智能助理、智能会议助手、告警机器人和项目任务机器人。

现在互联网中,AI已然是个大热概念。不管行业内外,都对这个板块跃跃欲试。

宏观上来说,行业外的老板把AI当作开源节流的良药,想要利用便宜好用的AI代替已经便宜好用的员工。而互联网行业的老板更务实一点,只想搞出一个媲美deepseek的产品,实在不济,硬刚一波豆包、文心一言也行。

宏观想法显得有些华而不实,听起来不太靠谱。而微观就好实现的多,就是立足自己的产品,梳理功能场景,把每个能和人工智能关联上的场景都加上AI入口,强势将产品”智能化“。

所以现在对于产品经理而言,开拓业务的智能化场景、将AI融入产品也是工作的重要一部分。当然,业务和业务也是不一样的,如果说垂直领域的业务是一条小溪,而办公场景则是一片汪洋大海。所以在其中梳理智能化场景也容易得多、可能性也更高。

当然不能一一列举,所以本文就从实际工作经验出发,聊一聊办公OA产品中的几个AI场景的应用。

一、智能助理

在所有AI场景中,要论排第一的是哪个,毫无疑问是智能问答。不仅是办公OA业务,在任何业务中,用户都有咨询提问的需求,平台有答疑和收集问题的需求。而在办公场景中,用户的疑问则更多更广泛,问题类型覆盖考勤、薪资、请假、流程、合同、培训等等。

员工问题多又杂,如果客服线上一对一回复,对客服而言,需要随时在线,工作压力大且很容易回答不准确。而对员工而言,回复效率慢准确率不高。这对双方来说都不是很好的体验。

但好在用户的问题都在公司制度框架内,问题类型容易分类,回答也都是标准化回答。这个特质就很容易将引入机器人进行统一进行智能问答。这也是智能助理成为应用最早、最广泛的AI场景的原因。

钉钉智能助理就是一个很好的案例,智能助理是面向钉钉企业组织的专属办公服务AI助理。员工助理以自然语言对话形式提供通知推送、自助问答、员工服务办理、数据分析等能力,重点针对企业HR、IT、销售、行政等多个日常工作场景提供7X24小时在线,全年无休随时待命的智能便捷服务,有效解决繁琐重复工作,推动企业提高效率、降低服务与管理成本,帮助企业进入全新智能化办公管理时代。

钉钉智能助理中,主要场景有单聊服务、群聊服务、定时通知、自助问答、转人工等。

单聊服务主要是服务助手提供一对一单聊服务,解决大量重复且高频的问题咨询。

群聊服务则是将服务助手机器人添加到钉钉全员群、部门群、内部群等不同群类型中。在群聊对话中遇到问题,可以随时@机器人回答。

定时通知则是企业通过自定义配置,定时向员工推送办公中的提醒和公告。例如打卡通知、考勤统计、培训学习提醒、审批待办等需要及时送达员工的事项。

自助问答是智能助理中最常见的功能,它和单聊服务其实很类似,只是问题内容可能会有区别。自主问答主要面向企业日常办公常见的流程化、知识性问题。需要企业配置自定义知识库,前端实现7*24企业在线服务。

智能助理中一定会有一项转人工服务,这其实是一项“兜底功能”。再智能的机器人,也总有解答不了的问题。那么针对机器人无法解决的复杂问题,支持转人工处理,启动内部客服处理机制,也能解决用户需求。

总的来说,对比传统服务,智能助理有自然、方便、及时、便捷等显著特点。对用户而言,能够方便快捷地得到问题回复和解答;对企业而言,减轻了人工压力,提高效率的同时降低了资源成本。同时还在这个过程中,训练智能模型,了解并追踪员工关注的热点问题。

二、智能会议助手

办公场景中,线上会议也是一个重要功能。因为之前负责过对接腾讯会议,搭建内部办公产品的线上会议系统,所以对线上会议这块熟悉一点,也发现了腾讯会议上线了自己会议AI小助手。

腾讯会议智能会议助手主要是针对线上会议场景,为用户提供个性化提醒、总结会议内容、提炼关键信息等支持,帮助提升开会效率。

如果你是“食物链最底端”的实习生,会议内容与你关系不大,但是需要你了解并做会议纪要、会后整理发出会议总结时,人工压力就很大。这时候就需要AI智能助理帮助进行会议录制、实时整理会议内容,并且会后生成一份充实详细的会议纪要。

如果这场会议需要你参与,但是你手头上还有些紧急的工作要处理,只能分出一半的精力在会议上,你很担心走神错过关键信息。这时候的会议助手则可以帮助你智能转写、提炼当前讨论重点,整理会议待办,明确待跟进的工作。如果怕错过会中有人cue你、或者错过重要领导的发言,也可以通过智能助手设置提醒项,当有人提到“我”、关注的发言人或者话题时,会议助手会自动发来提醒,帮助跟上会议节奏。

当然如果这场会很重要,你全身心投入,积极参与讨论,最后要推动决策,AI助手也是个好帮手。会议讨论中遇到你不熟悉的名词或领域,再也不用浏览器搜索了,直接使用AI联网搜索,帮助你对会议议题了解更深入。当然如果会中有头脑风暴,需要及时给出方案进行讨论,比如该系统的名称应该叫什么,有时候人脑思考会突然卡顿没有思路,这时候使用AI助手生成内容,共同创作推进讨论和决策,能让会议更高效。

经常开会的朋友都知道,大多数会议其实都很低效,所以这个场景的提效空间还蛮大的。智能会议助手确实是深度挖掘了线上会议这个场景,满足了用户在会议的一些痛点,很大程度上提高了会议效率。

三、告警机器人

除了用户端的一些使用场景,针对开发运维人员,其实也有机器人使用的场景,最典型的就是告警机器人。当业务出现线上故障时,需尽快通知相关成员解决问题。

以前当线上出现故障或异常,系统可能会通过邮件、短信、电话等方式向相关人员告警,但这样问题有时难以得到及时处理,相关人员的沟通和跟进也不够高效。而当企业引用告警机器人,则可以自动创建群组,并向群组内添加相关的负责人员,相关人员可以即时协同并在群里同步处理的进展,便捷又高效。

以飞书告警机器人为例,创建告警机器人后,每当出现故障或异常,告警机器人自动发起群聊,并将相关的负责人员添加入群,实现沟通同步。同时机器人在群聊中分别@对应的负责人,精准推送告警,避免大量重复的无效信息和告警处理的延时和遗漏。问题解决后,不仅自动修改群名状态,还能沉淀故障处理经验和知识库,帮助事故复盘。

四、项目任务机器人

项目任务机器人其实和告警机器人有点类似,只不过一个是推送告警信息,一个是推送项目进度和任务待办。

先将项目管理平台与内部即时通讯系统打通,当在项目管理平台创建需求并拆分好任务后,任务机器人自动拉群,并向群组内添加相关的任务人,例如业务方、产品、设计、开发、测试等。而随着项目开发中,需求生命周期的各个时间点,机器人自动@对应任务人,发送任务待办,提醒任务进度。

这个项目任务机器人很大程度地减轻了项目经理的工作压力。不然传统模式下,项目经理还得密切关注需求状态,逐步通知各个负责人。项目任务机器人的出现,能够释放项目经理的时间和精力,让项目经理更多关注问题解决、项目提效上。

五、总结

现在AI确实很火,软件硬件都在希望通过AI实现一些变革和创新。但我作为一个业务产品而言,对它的认识其实也不深。目前接触和参与到的一个AI的功能,其实更像是收集信息、训练模型、调试优化。办公场景里的这些AI功能,其实更像是智能化工具。只是大家在不断探索AI场景的范围,推动“互联网软件的AI+”。

不过不管怎样,从一个产品的角度出发,软件系统有更多智能化场景是一件好事,传统软件有了新的生命力,这也意味着你所做的东西价值更上一层楼。而对一个用户而言,你在工作和生活中有了更多的“智能助理”,帮助你全方位地提效,你也有更多时间来专注生活,这也是一件很好的事情。

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责编:戴郁编辑

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